Automatización robótica de procesos contables para usuarios de QuickBooks Online, las facturas de su negocio registradas al instante

El proceso manual de registro de facturas suele requerir una inversión considerable de horas en la digitación de los campos en el software contable. Con CRDeclara, este tiempo se reduce significativamente, ya que los campos se autocompletan automáticamente con la información del XML. Esto ofrece la oportunidad de redirigir recursos hacia tareas de mayor impacto en los resultados del negocio.

Esta integración permite una asignación precisa de tasas de impuestos en cada línea del comprobante electrónico, como, por ejemplo: IVA de servicios, IVA de bienes, IVA de canasta básica, IVA bienes de capital, Bienes y servicios no sujetos, Bienes y servicios exentos, IVA de tarifas reducidas, entre otros.

Esta funcionalidad le permite asignar individualmente la cuenta contable a cada línea del comprobante electrónico. En otras palabras, si el comprobante incluye varios rubros, estos pueden ser categorizados en distintas cuentas contables según se requiera.

Mediante CRDeclara, puedes llevar a cabo la carga y descargar de ítems en el inventario, lo que simplifica el control y manejo de las existencias. Esta funcionalidad no solo te ahorra tiempo que solías invertir en la introducción manual de los datos, sino que también elimina la posibilidad de errores de digitación con los registros manuales.

Más allá de controlar el importe gastado, la integración de CRDeclara con QuickBooks Online te permite hacer un seguimiento detallado de las cantidades consumidas ya sea en unidades, litros, metros, kilowatt, m³, y más. Esto significa que, por ejemplo, no solo conocerás que has gastado ¢1.000.000 de colones de combustible en un mes, sino también la cantidad exacta de litros que compraste.

En CRDeclara, tienes la posibilidad de asignar un centro de costos específico a cada línea del comprobante electrónico, lo que facilita un registro más detallado y preciso de cada segmento del negocio.

Para los comprobantes electrónicos de “gastos compartidos” que requieren una distribución en diferentes centros de costos, CRDeclara simplifica este proceso. Solo es necesario indicar el porcentaje correspondiente a cada actividad económica o centro de costos, y la aplicación se encargará automáticamente de distribuir porcentualmente cada línea del comprobante en su respectivo centro de costos.

Los comprobantes electrónicos pueden ser enviados a las distintas sucursales gestionadas por la empresa.

Con la preferencia de actualización del tipo de cambio habilitada, el sistema actualiza automáticamente a diario el tipo de cambio de referencia del BCCR para la venta de dólares en QuickBooks Online. Además, tienes la posibilidad de consultar los tipos de cambio de compra y venta de fechas específicas y así como las tendencias recientes que ha tenido el tipo cambio en los últimos días.

Nuestra plataforma le ofrece la posibilidad de visualizar los Códigos Cabys junto con su descripción y la tasa de IVA correspondiente. Esto aplica tanto a los comprobantes de ingresos como de gastos, brindándole una herramienta valiosa para detectar y corregir errores en la utilización de Códigos Cabys.

CRDeclara pone a su disposición una función de búsqueda y filtros que le permite buscar y filtrar comprobantes por consecutivos, nombre o identificación por periodo determinado o un rango de fechas.

Nuestra plataforma le permite importar de forma masiva los comprobantes electrónicos a través de un archivo ZIP. Esta función simplifica los procesos de migración de datos y reconstrucciones contables de períodos ya cerrados o que están bastante avanzados.

Hay situaciones en las que una empresa requiere reconstruir un período contable anterior y ya cuenta con registros actuales en QuickBooks Online. Mediante CRDeclara, es posible conectar bases de datos adicionales para reconstruir la contabilidad de otros periodos en un entorno separado de la base de datos que contiene los registros actuales. Esto asegura que los saldos iniciales ya cargados no sean alterados por el proceso de reconstrucción contable.

Los registros manuales son susceptibles a errores humanos. Sin embargo, CRDeclara contrarresta este riesgo de error al capturar y transcribir automáticamente la información contenida en los XML, eliminado la posibilidad de cometer errores al ingresar los datos. Esta mejora en la precisión de los registros resulta en datos más confiables para su análisis, al tiempo que disminuye los costos asociados a corrección de errores humanos en el procesamiento de la información.

A través la integración, es posible configurar la aplicación para que los registros se realicen de forma automática después de una parametrización previa en cada proveedor o cliente. La automatización del registro de los comprobantes electrónicos facilita un seguimiento más efectivo del proceso contable en cualquier momento y lugar. Esto facilita la búsqueda de datos y la generación de informes, agilizando así la toma de decisiones empresariales en el momento oportuno.

CRDeclara le ofrece la posibilidad de crear reportes personalizados, los cuales pueden ser guardarlos, exportados y compartidos por correo electrónico. Esto brinda una flexibilidad adicional en la obtención y distribución de información relevante.

Nuestra plataforma está especialmente diseñada para operar de manera fluida y en perfecta sincronización con dispositivos móviles. Esto brinda a los usuarios la libertad de trabajar desde cualquier ubicación, ya sea en la oficina, en casa o durante un viaje, utilizando su computadora, teléfono o Tablet.

Atrás quedaron los días de descargar un software y tener que actualizarlo con cada nueva versión. Con CRDeclara simplemente te suscribes y accedes a la última versión de inmediato. Además, nuestros servicios se encuentran alojados y se procesan en las plataformas AWS (Amazon Web Services) y en Microsoft Azure lo que garantiza la estabilidad y seguridad de este.

En el mundo de los negocios el tiempo es dinero, con CRDeclara ahorras tiempo y por ende costos operativos. Mejorar la productividad y eficiencia del personal indudablemente eleva la competitividad del negocio. Los ahorros y beneficios que brinda la aplicación superan con creces su costo.

Nuestro equipo está formado por profesionales altamente capacitados, con amplia experiencia en contabilidad, impuestos e ingeniería de software. Contamos con un profundo conocimiento de la plataforma QuickBooks Online y entendemos las necesidades de los usuarios. Esta combinación nos permite aprovechar al máximo las funciones de la plataforma y ofrecer soluciones eficientes y efectivas a nuestros clientes.